Sądy, podobnie jak inne instytucje publiczne, mierzą się na co dzień z wyzwaniami związanymi z obsługą interesantów, organizacją pracy biurowej i ograniczeniami czasowymi. W odpowiedzi na te potrzeby MAGO zaprojektowało Samoobsługowe Biuro Podawcze – rozwiązanie, które skutecznie wspiera zarówno pracowników sądu, jak i osoby składające dokumenty.
Mniejsze obciążenie pracowników i większa efektywność
Jedną z głównych korzyści wdrożenia Samoobsługowego Biura Podawczego jest odciążenie pracowników sądu. Dzięki automatyzacji procesu składania dokumentów, pracownicy mogą lepiej zarządzać swoim czasem pracy, planować zadania i koncentrować się na bardziej wymagających obowiązkach, zamiast obsługiwać bezpośrednio każdą osobę dostarczającą korespondencję.
Wydłużenie godzin działania BIURA PODWCZEGO
Automatyzacja znacząco wydłużyła godziny dostępności biura podawczego – z tradycyjnych godzin urzędowania sądu (do 15:00) do aż 21:00. Interesanci nie muszą już spieszyć się, by zdążyć w godzinach pracy sądu – teraz mogą składać dokumenty w dogodnym dla siebie czasie, także po zakończeniu pracy urzędników. Po godzinach otwarcia sądu interesanci są wpuszczani do budynku i mogą korzystać z urządzenia w sposób w pełni bezobsługowy.
Dostosowane do potrzeb instytucji
MAGO zadbało również o potrzeby instytucji takich jak kancelarie komornicze czy biegli sądowi, które często składają akta o większych gabarytach. Z myślą o nich opracowano nowy moduł skrytek o większych rozmiarach, umożliwiający wygodne deponowanie nawet rozbudowanej dokumentacji.
Pełna funkcjonalność – także z płatnością
System oferuje trzy sposoby składania korespondencji:
- Proste złożenie dokumentów.
- Złożenie dokumentów z równoczesną opłatą sądową.
- Samodzielna opłata sądowa bez dokumentów.
Moduł płatności został zintegrowany we współpracy z firmą BillBird z Grupy Polskie ePłatności. Dzięki temu interesanci mogą załatwić wszystkie formalności w jednym miejscu, bez konieczności odwiedzania kasy sądu czy banku.
Intuicyjna obsługa i funkcje online
Obsługa urządzenia jest intuicyjna i przyjazna nawet dla osób mniej zaznajomionych z technologią. System krok po kroku prowadzi interesanta przez cały proces, a dodatkowo – na stronie internetowej sądu – znajduje się dokładna instrukcja oraz możliwość wygenerowania kodu QR. Z takim kodem wystarczy podejść do urządzenia, zeskanować go, a system automatycznie przypisze przesyłkę do wcześniej przygotowanego zgłoszenia.
Pozytywny odbiór i dalsze plany rozwoju
Opinie użytkowników są jednoznacznie pozytywne – system uznawany jest za wygodny, szybki i nowoczesny. Interesanci chwalą sobie elastyczność godzin, brak kolejek oraz oszczędność czasu.
W związku z sukcesem pierwszego wdrożenia, sąd we współpracy z MAGO planuje już kolejne etapy rozwoju – w tym integrację z systemem biurowości sądowej, co jeszcze bardziej usprawni i przyspieszy cały proces obsługi dokumentów.
Zobacz naszą najnowszą realizację automatycznego biura podawczego